Cartelle di Importazione

Questa funzione consente di alimentare LogicalDOC con file memorizzati in una serie di sorgenti locali  e/o remote. Uno scenario tipico è quando si desidera introdurre LogicalDOC in ufficio e i file aziendali sono già archiviati in cartelle condivise sulla rete. Una volta configurata, la cartella di importazione può mantenere sincronizzate le modifiche che si verificano nell'origine esterna con il repositorio dei documenti.

L'elenco delle Cartelle di Importazione è selezionabile e dal menu di scelta rapida è possibile eseguire le azioni seguenti:

  • Abilitare / Disabilitare / Eliminare una cartella specifica
  • Verificare la connessione per verificare la disponibilità del percorso esterno
  • Svuotare la cache per reimportare tutti i documenti all'interno della cartella selezionata

Fare clic su Aggiungi nuova Cartella di Importazione per creare una nuova cartella e configurarla di conseguenza nel pannello Proprietà.

Potresti avere cartelle di importazione di diversi tipi e in base al tipo devi fornire diversi parametri di configurazione. Quando la cartella di importazione viene elaborata, replica lo stesso albero che inizia dal Percorso della posizione di origine verso cartella di Destinazione di LogicalDOC specificata nella configurazione. Il parametro Batch indica il numero massimo di elementi controllati ad ogni corsa.

Il contenuto della scheda Proprietà estese è comune a tutti i tipi.

  • Profondità: livello massimo di profondità nella navigazione dell'albero delle cartelle
  • Classe documentale: la classe di tutti i documenti importati
  • Etichette: etichette applicate a tutti i documenti importati
  • In aggiornamento: scegliere se si desidera importare le modifiche nei file originali come nuove versioni degli stessi documenti o come nuovi documenti
  • Cancella file dopo l'importazione: ogni file importato correttamente viene eliminato dalla posizione originale. Si consiglia vivamente di non selezionare questa opzione

Cronologia

Se abiliti la cronologia, tutti gli eventi che si verificano durante il processo d'importazione vengono registrati e resi disponibili nella scheda Cronologia.

Pianificazione

Quello che fai nella sezione Cartelle di Importazione dell'Amministrazione è la configurazione dei luoghi in cui i dati esterni devono essere sincronizzati con LogicalDOC. L'elaborazione delle cartelle di importazione abilitate avviene in differita grazie all'attività denominata Cartelle di Importazione che è possibile gestire in Amministrazione> Sistema > Operazioni pianificate

Metadati

Se si inserisce un file speciale denominato index.xml nella radice dell'origine esterna, LogicalDOC lo elaborerà per caricare i metadati(sia standard che personalizzati) durante l'importazione dei file. La struttura di index.xml è documentata nello schema xml impex.xsd.

All'interno di index.xml fai riferimento ai file che devono essere importati e puoi anche definire tutti i loro metadati.

È possibile scaricare per completare l'esempio di Cartella di Importazione con file di indice.

Syndication

Syndication è il processo di alimentazione di un sistema remoto con i contenuti memorizzati nell'installazione locale di LogicalDOC.

Uno scenario tipico è quando si desidera implementare un cloud ibrido in cui parte del sistema di gestione dei documenti deve essere pubblicata da un pubblico esterno. In questo contesto, è possibile configurare il sistema locale per trasferire parti del DMS interno in una seconda installazione ospitata all'esterno dei propri locali (nell'infrastruttura LogicalDOC Cloud o altrove).

Una volta configurato, Syndication può mantenere sincronizzate le modifiche che si verificano localmente con il repositorio remoto.

L'elenco di Syndications è selezionabile e dal menu di scelta rapida è possibile effettuare le seguenti azioni:

  • Abilitare / Disabilitare / Eliminare una syndication specifica
  • Test di connessione per verificare la disponibilità del sistema remoto
  • Ripulire la cache per eliminare tutte le informazioni sulle sincronizzazioni passate

Fare clic su Aggiungi una Syndication per creare un nuovo record e configurarlo di conseguenza nel pannello Proprietà

Potresti avere syndication che puntano a diversi sistemi remoti e / o monitorare diverse cartelle locali. Quando viene elaborata la syndication, si replica lo stesso albero che inizia dalla Cartella sorgente sul Percorso di destinazione dell'installazione LogicalDOC remota.

  • URL remoto: l'URL dell'installazione LogicalDOC remota
  • Username e password: le credenziali da utilizzare durante la connessione al sistema remoto
  • Cartella sorgente: la cartella locale da monitorare
  • Percorso di destinazione: il percorso nel sistema remoto che riceverà i contenuti
  • Includi ed escludi: modelli separati da virgole per includere o escludere nomi di file dal processo di sincronizzazione
  • Dimensione massima pacchetto: dimensione massima di un blocco inviato al sistema remoto
  • Batch: quanti documenti devono essere spinti ad ogni corsa
  • Data di partenza: i documenti più vecchi di questa data verranno saltati

Programmazione

Quello che fai nella sezione Syndication dell'Amministrazione è la configurazione delle diverse syndications. Ma l'elaborazione delle syndications abilitate avviene in background grazie all'attività denominata Syndication che puoi gestire in Amministrazione > Sistema > Attività pianificate.

Importa ed Esporta

All'interno delle sezione [Importa ed Esporta] dell'area di lavoro Amministrazione, puoi eseguire tutte le configurazioni riguardanti l'importazione da cartella locale e remota, importazione di account email, creazione di archivi e importazione da archivi.