Todos los documentos evolucionan de acuerdo con un ciclo de vida definido. Hay diferentes maneras de hacer que los documentos evolucionen a través de este ciclo de vida. Una de las maneras de hacerlo es utilizar un flujo de trabajo(workflow).
Un flujo de trabajo es un proceso en el que se define una cadena de usuarios para revisar, aprobar o rechazar el documento. Los flujos de trabajo se utilizan tradicionalmente para validar los documentos(los hacen ir al estado 'Aprobado'), pero también pueden ser utilizados para que el documento sea revisado, sin cambio de estado del ciclo de vida.
Sus workflow se pueden crear en el diseñador de flujo de trabajo integrado en la aplicación LogicalDOC. Los usuarios que participan en los flujos de trabajo están alertados por correo electrónico y pueden tener una visión sintética de todas las tareas que tienen que hacer y los documentos en su dashboard. Los documentos que tienen que revisar se enumeran allí.
El flujo de trabajo consiste en Tareas y Transiciones, que una colección de documentos debe atravesar antes de que el workflow en sí pueda considerarse terminado.
- Tarea: se puede definir como una etapa del ciclo de vida de un documento, como por ejemplo 'facturado', o 'proyecto'. Cada flujo de trabajo tiene una tarea de inicio única, que es la tarea inicial (que se muestra en color verde)
- Transición: define cómo los documentos se mueven entre las tareas del flujo de trabajo. Las transiciones son acciones que se mueven de un documento a la siguiente tarea
